Polska dostaje zielone światło dla obowiązkowego elektronicznego rozliczania od 2024 r.

Decyzja Rady Unii Europejskiej zezwalająca Polsce na wprowadzenie obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (L 168/81). Data rozpoczęcia obowiązkowego rozliczania elektronicznego w Polsce została pierwotnie ustalona na 2023 r., ale teraz została przesunięta na 1 stycznia 2024 r.

Wyjątek jest przyznawany na trzy lata, do 31 grudnia 2026 r. Może zostać przedłużony, ale Polska nadal będzie musiała wykazać, że to narzędzie ograniczyło oszustwa i nadużycia VAT oraz uprościło rozliczanie VAT dla podatników.

Poza Polską, w najbliższych latach wprowadzenie obowiązku rozliczeń elektronicznych planuje wprowadzić szereg innych państw członkowskich: Niemcy, Francja, Dania i Belgia. E-rachunki w czasie rzeczywistym działają już we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.

Warto zauważyć, że Polska należy do krajów, które wdrożyły już szereg działań mających na celu zwalczanie oszustw związanych z VAT, m.in.:

• SAF-T miesięczne raporty o podatku od wartości dodanej;

• mechanizm podzielonej płatności;

• system elektronicznej analizy przepływów finansowych (STIR, który wykrywa oszustwa na podstawie przelewów bankowych i blokuje rachunki bankowe przy wysokim wskaźniku ryzyka); A

• System kas fiskalnych online do monitorowania transakcji w sektorze detalicznym.

Polskie e-faktury będą wystawiane i odbierane w czasie rzeczywistym w standardowym formacie XSD za pośrednictwem rządowego systemu rozliczeniowego (lokalny skrót KSeF, który pochodzi z języka polskiego dla „krajowego elektronicznego systemu rozliczeń”). Wszystkie faktury będą dostępne dla organów podatkowych.

Umożliwi to skuteczniejsze zapobieganie nieprawidłowościom i błędom oraz ich identyfikację, co z kolei pomoże w zwalczaniu oszustw związanych z VAT i uchylaniem się od VAT (zwłaszcza okrężnych oszustw związanych z VAT) oraz zmniejszy lukę VAT. Dlatego faktury elektroniczne powinny ograniczyć liczbę kontroli podatkowych i umożliwić IRS skupienie się na rzeczywistych obszarach problemowych.

Faktury elektroniczne są już składane w Polsce od 1 stycznia 2022 r. na zasadzie dobrowolności. Dotychczasowe doświadczenia pokazują, że niewielu podatników zdecydowało się na przejście na fakturowanie elektroniczne, choć istnieją ku temu zachęty. Główną zaletą jest krótszy okres zwrotu VAT (40 dni zamiast 60 dni). W obecnym modelu dobrowolnym dostawca musi uzyskać zgodę kupującego na otrzymywanie faktur elektronicznych za pośrednictwem centralnego systemu KSeF.

Zgodnie z decyzją Rady derogacyjną tylko podmioty mające siedzibę w Polsce będą zobowiązane do wystawiania i otrzymywania skonsolidowanych faktur elektronicznych. Oznacza to, że firmy zagraniczne, nawet jeśli są zarejestrowane dla celów VAT w Polsce, nie będą podlegały obowiązkowym fakturom elektronicznym. Nadal będą mogli wystawiać i otrzymywać faktury standardowe – w formie elektronicznej, a nawet papierowej.

W tym momencie nie jest pewne, czy obowiązkowa regulacja rozliczeń elektronicznych obejmie również podmioty zagraniczne działające w Polsce za pośrednictwem utworzonej organizacji (np. oddziału). Podmioty, dla których system będzie obowiązkowy, muszą być jasno określone w przepisach. Do tej pory nie zostały wydane żadne projekty orzeczeń w tym zakresie.

Ponadto nadal nie wiadomo, czy osoby fizyczne będą rozliczane w centralnym systemie rozliczeń elektronicznych. Plan Ministerstwa Finansów zakłada objęcie systemem wszystkich faktur w transakcjach B2B i B2C.

Firmy będą mogły przygotowywać faktury elektroniczne w swoim programie finansowo-księgowym i przesyłać je do systemu KSeF poprzez API – z odpowiednią autoryzacją i uwierzytelnieniem. Podatnicy mogą również skorzystać z przygotowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji internetowej, która umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie faktur pojedynczo.

Każda faktura będzie walidowana przez rządowy system KSeF z technicznego punktu widzenia. Innymi słowy, KSeF zweryfikuje, czy faktura jest zgodna ze schematem XSD oraz czy osoba lub podmiot jest upoważniony do wystawienia faktury. Po weryfikacji do faktury zostanie przypisany unikalny numer. W przypadku, gdy faktura nie może zostać zatwierdzona w KSeF, faktura zostanie odrzucona przez system.

Dużym problemem są duże firmy, które wystawiają duże ilości faktur do wysłania partiami do systemu centralnego. Weryfikacja może potrwać kilka dni, a jeśli jedna faktura nie przejdzie weryfikacji, cała partia faktur zostanie odrzucona. Co więcej, system nie podpowie, co do błędnej faktury.

Kolejnym praktycznym problemem jest brak możliwości dodawania załączników do faktur wystawionych w systemie KSeF. Rozwiązaniem w tym przypadku może być wdrożenie zewnętrznego narzędzia informatycznego, platformy łączącej system firmy z centralnym systemem KSeF, dzięki któremu załączniki mogą być dodawane do faktur elektronicznych i przekazywane klientowi.

Nowy system bilingów elektronicznych to prawdziwa rewolucja w rozliczeniach w Polsce. W przyszłości, po pomyślnym zakończeniu procesu wdrożenia, podatnicy skorzystają z automatyzacji procesów księgowych oraz uproszczenia płatności podatkowych i sprawozdawczości podatkowej dzięki skonsolidowanym rozliczeniom. Sam proces wdrożenia jest jednak dość złożony i czasochłonny.

Główne wyzwania procesu wdrożeniowego to:

• Przejście do KSeF obejmuje wyzwania informatyczne, finansowe i organizacyjne. Dotyczy to zwłaszcza firm, które korzystają z wielu różnych systemów finansowych lub fakturowania i wystawiają wiele faktur.

• Nowy system wymaga opracowania lub dostosowania kilku wewnętrznych procesów i procedur, m.in. sprawdzania faktur przed ich wysłaniem do systemu KSeF, monitorowania faktur odrzuconych, zmian w umowach, obiegu faktur, sposobów dostarczania faktur dla klientów, którzy nie mają dostępu do KSeF (np. firmy zagraniczne) lub osoby fizyczne).

• Wdrożenie ustrukturyzowanego fakturowania elektronicznego wymaga koordynowania pracy zespołów, w skład których wchodzą specjaliści IT, eksperci finansowi, księgowi, specjaliści ds. podatków oraz personel zajmujący się fakturowaniem i przetwarzaniem.

Tylko kompleksowe i wczesne planowanie wdrożenia nowego elektronicznego fakturowania pozwoli firmom odpowiednio przygotować się na nadchodzące zmiany. Podatnicy powinni zacząć planować już teraz, aby mieć pewność, że będą gotowi na czas.