Nowoczesna etykieta spotkań w pracy hybrydowej: nakazy i zakazy

Teraz nasze złe nawyki związane z pandemią mogą wysyłać wiadomości, których nie chcieliśmy wysyłać.

„Wszyscy odbyliśmy wiele rozmów wideo, co daje nam satysfakcję” – stwierdziła Liz Wise, autorka „The Hybrid Working Handbook” w Debrett’s, brytyjskiej firmie zajmującej się szkoleniem zawodowym, która specjalizuje się w etykiecie. „Standardy wszystkich spadły”.

Jakie są zatem współczesne oczekiwania wobec spotkań?

Rozmawialiśmy z kilkoma ekspertami ds. etykiety, aby uzyskać od nich najlepsze wskazówki dotyczące spotkań w nowym środowisku.

Wirtualne spotkania zmieniły sposób, w jaki myślimy o ubieraniu się na spotkania — w niektórych przypadkach oznacza to biznes na górze i piżamę na dole. Eksperci twierdzą jednak, że niezależnie od tego, jak bardzo mężczyźni odczuwają pokusę chodzenia bez spodni, nie powinni tego robić.

„Nigdy nie wiesz, kiedy będziesz musiał się pojawić [out of your seat]powiedziała Diane Gottesman, właścicielka firmy szkoleniowej z zakresu etykiety Texas Protocol School z siedzibą w San Antonio. „Musimy spodziewać się, że coś się wydarzy, nawet jeśli prawdopodobnie tak się nie stanie”.

Weź pod uwagę swój ogólny wygląd, radzi Julia Esteve Boyd, konsultantka ds. etykiety mieszkająca w Szwajcarii. Jeśli prowadzisz rozmowę wideo ze współpracownikami, Twój strój może być dość swobodny, ale w przypadku klientów lub kadry kierowniczej warto ubierać się elegancko.

„Powinniście zachować taki sam poziom formalności, jak w przypadku spotkania twarzą w twarz” – powiedziała.

W środowiskach hybrydowych często występuje więcej czynników rozpraszających. Niezależnie od tego, czy rozmawia z Tobą Twój współlokator, czy przegląda e-maile i powiadomienia, ryzyko, że ktoś Ci przeszkodzi, jest duże.

Eksperci twierdzą, że pomocne może być wyłączenie powiadomień i nie spuszczanie wzroku z ekranu podczas ważnych spotkań. Inni uczestnicy mogą zobaczyć, kiedy Twoje oczy błądzą. W nieformalnych okolicznościach, takich jak komunikacja między bliskimi współpracownikami, dopuszczalne może być napisanie e-maila w trakcie spotkania. Po prostu daj znać innym, że zajmujesz się szybką sprawą na boku.

Grzecznie jest zachować ciszę, gdy się nie mówi, zwłaszcza jeśli jest to duże spotkanie lub jeśli w tle panuje hałas. Jednak jeśli to możliwe, staraj się mieć włączony aparat – radzą eksperci. Wyłączenie go może oznaczać, że nie zwracasz uwagi.

„Pracując zdalnie, pamiętaj, że nadal musisz być w pełni obecny i zaangażowany” – powiedział Steve Boyd.

Trzymaj brudne naczynia poza zasięgiem wzroku

Wszyscy uczestnicy, zarówno zdalnie, jak i osobiście, powinni zwrócić uwagę na swoje pochodzenie.

Jeśli jesteś wirtualny, upewnij się, że tło jest uporządkowane i nie rozprasza. Gottesman stwierdził, że pusta ściana jest dobra, a kąt pracy jest lepszy. Podczas formalnych rozmów wideo możesz nie chcieć zostawiać łóżka ani brudnych naczyń. W niektórych przypadkach, na przykład w zatłoczonej kawiarni, może być konieczne rozmycie tła, ponieważ osoby znajdujące się w pobliżu mogą nie chcieć pojawić się na spotkaniu. Dopuszczalne są także wirtualne tła. Upewnij się tylko, że obraz nie rozprasza zbyt dużą liczbą animacji lub migającymi kolorami, powiedział Steve Boyd.

Osoby obecne osobiście powinny upewnić się, że oświetlenie tła nie jest zbyt ostre; Może to przyćmić obraz osób obecnych w pomieszczeniu.

Jeśli regularnie dłubiesz w paznokciach, kręcisz krzesłem, zegarem okiennym, przewracasz oczami lub garbisz się, możesz niechcący sygnalizować, że jesteś znudzony i niezainteresowany.

W spotkaniach hybrydowych wyjątkowo ważna staje się mowa ciała i mimika. Narzędzia do wideokonferencji nie tylko powiększają obrazy wirtualnych uczestników, ale w niektórych przypadkach udostępniają także osobistym uczestnikom własne pola ekranowe, co oznacza, że ​​każdy Twój ruch i twarz stają się bardziej widoczne dla innych.

„Wszystkie te rzeczy są wyolbrzymione na ekranie” – powiedział Wise. „Bądź świadomy tych rzeczy.”

Jedną z zalet spotkań hybrydowych jest to, że można w nich uczestniczyć głosowo lub za pośrednictwem czatu. Ale nie wszystkie czaty są mile widziane, a zbyt wiele rozmów może rozpraszać.

„Sugeruję używanie go z umiarem” – powiedział Steve Boyd. „Czasami jestem zbyt zajęty czytaniem [chat] Seria, nie słucham głośnika.

Dodała, że ​​gospodarze spotkania mogą również wyłączyć funkcję czatu, jeśli uznają ją za zbyt rozpraszającą. Jeśli Twoja wiadomość na czacie jest ważna, możesz także wyrazić ją ustnie, ponieważ uczestnicy osobiście mogą nie być w stanie wyłapać ulotnego wyskakującego okienka, powiedział Gottesman.

Jedną z najbardziej irytujących rzeczy w spotkaniach hybrydowych jest to, że ludzie często nie czują się włączeni. Niezależnie od tego, czy przerwy wynikają z opóźnienia wideo, czy też z dziwnych wydarzeń w pomieszczeniu, często może dojść do alienacji wirtualnych uczestników.

„Jeśli wydarzy się coś zabawnego, pamiętaj, aby powiedzieć: «Być może nie słyszałeś, ale tak właśnie powiedziano»” – powiedział Steve Boyd. „To pokazuje, że zdajesz sobie sprawę, że nadal są częścią spotkania”.

Opóźnienie wideo może powodować dziwne zakłócenia spowodowane przez przypadkowo rozmawiających uczestników. Ważne jest, aby wszyscy obecni zatrzymali się i zrobili miejsce na to opóźnienie, aby każdy mógł wziąć udział, jeśli chce, powiedział Gottesman. Wise dodał, że w przypadku problemów z przejściem przez ulicę może być również konieczne użycie sygnału ręcznego. Uczestnicy wirtualni mogą skorzystać z funkcji podniesienia ręki. Problem może się nadal pojawiać od czasu do czasu, ale najważniejsze jest zaangażowanie wszystkich uczestników, zwłaszcza wirtualnych.

„Udane spotkanie to takie, podczas którego wszyscy czują, że mają przestrzeń i pozwolenie na zabranie głosu” – powiedział Wise.

Żucie ekranu może rozpraszać i irytować. Trzymaj więc przekąski z dala od ekranu, kiedy tylko możesz.

Są wyjątki, jak na przykład spotkania przy lunchu, kiedy wszyscy jedzą lub podjadają na spotkaniu, ponieważ jest to jedyna okazja, jaką mają. Ale Gottesman powiedział, jeśli to możliwe, trzymaj aparat.

„Wolałabym zobaczyć, jak jesz kanapkę, a potem wyłączysz kamerę” – powiedziała. „Naprawdę nie wiemy, czy naprawdę tam jesteś, jeśli jest wyłączone”.

Jeśli jednak nie czujesz się komfortowo przed kamerą, po prostu powiedz uczestnikom, że wyłączasz kamerę, aby zjeść, i włączasz ją ponownie, gdy skończysz, powiedział Steve Boyd.

Potwierdź problemy z wyprzedzeniem

Może się zdarzyć, że spotkasz się z okolicznościami łagodzącymi i będziesz musiał pracować w hałaśliwym otoczeniu, wyjść wcześniej lub dołączyć do spotkania późno. W takich przypadkach zawsze najlepiej jest poinformować o tym uczestników i przełożonego z wyprzedzeniem, twierdzą eksperci.

„Jak w przypadku każdej etykiety, najlepiej jest się przyznać” – powiedział Wise. „Wyjaśnij, że jesteś w dziwnej sytuacji”.

Szanuj czas każdego

Kardynalna zasada spotkań: przychodź na czas i kończ na czas. Stało się to szczególnie ważne, ponieważ wiele osób organizuje obecnie spotkania hybrydowe, co może prowadzić do zmęczenia wideo.

Mogą zaistnieć sytuacje, w których trzeba będzie rozpocząć spotkanie z kilkuminutowym opóźnieniem, ale prawie zawsze kończy się ono punktualnie, jeśli nie wcześniej, powiedział Gottesman. Skoncentruj się na temacie. Jeśli masz coś, co chcesz omówić na koniec, chyba że jest to ważne, skontaktuj się z nami po spotkaniu.

„Nie chcemy rozpoczynać nowego spotkania minutę przed planowanym czasem” – powiedziała. „Jeśli przedłużasz spotkanie, nie jesteś preferowanym odpowiednikiem.”